Để hệ thống trả lương doanh nghiệp hoạt động thực sự hiệu quả - Human Capital

Sưu tầm: mẫu đơn xin mất việc bằng tiếng việt

Để hệ thống trả   lương   tổ chức hoạt động thực sự hiệu quả

Theo một nghiên cứu của Sage (Mỹ), 35% tổng quỹ thời kì nhàng nhàng của một bộ phận   nhân sự   được dành riêng cho công tác tính lương! Vậy để tối ưu hóa hiệu quả của hệ thống trả lương và phòng tránh sơ sót, công ty bạn cần đảm bảo các lề luật sau đây:

1.    Đảm bảo tính minh bạch của hệ thống lương
Một trong những cách đơn giản nhất để ngăn chặn việc “trộm” thời kì, phân loại nhầm nhân viên, sơ sót trong tính thuế thu nhập cá nhân, và rất nhiều các lỗi thường gặp phải khác đó là xây dựng một chính sách lương rõ ràng bằng văn bản. Chính sách này cần được thông báo theo các kênh chính thống và văn bản cần được cung cấp tới toàn viên chức.
Chính sách này cũng cần làm rõ:
•   viên chức được phân loại như thế nào. Phân loại sai nhóm nhân viên (biên chế, giao kèo, có hưởng lương thêm giờ hay không …) có thể dẫn đến vi phạm các quy định của luật pháp về sử dụng cần lao và đưa bạn vào nguy cơ bị thanh tra hoặc thậm chí là bị khởi kiện.
•   Lương ngày, lương tháng, thưởng và việc tăng lương được tính toán như thế nào; Quy trình trả lương gồm những bước nào; khi nào những thay đổi về hệ thống tính lương của đơn vị được vận dụng; và đơn vị sẽ xử lý như thế nào khi xuất hiện sai sót trong việc tính lương.

2.    Hạn chế tối đa các quy trình tính toán thủ công
Bạn vẫn còn tính toán lương cho nhân viên bằng tay hay đã sử dụng bảng tính Excel? Hiệp hôi bảng lương của Mỹ đã đo lường được rằng tỉ lệ sơ sót trong quy trình tính toán bảng lương thủ công có thể tiêu tốn của tổ chức 1%-8% tổng số lương lậu của toàn doanh nghiệp! Hệ thống lương của bạn càng tự động hóa bao nhiêu (với sụ hỗ trợ của dịch vụ tính lương doanh nghiệp hoặc phần mêm tính lương đơn vị), sơ sót sẽ càng ít và hầu bao của tổ chức sẽ được sử dụng đúng với hiệu quả.
•   Các hệ thống tính toán thủ công thường đưa ra các kết quả sai sót từ khâu sao chép, đối chiếu giờ làm của từng nhân viên vào bảng tính lương. Bên cạnh đó, các hệ thống như thế này dễ cho phép nhân viên có thể thao túng bằng các thủ thuật tính toán.

3.    Đánh giá định kỳ các quy trình
Dù bạn có đang khẩn hoang hệ thống tính lương thủ công hay tự động hóa thì bạn vẫn cần đánh giá lại quy trình này ít nhất 1 lần trong năm. Bởi vì kể cả máy móc cũng có sơ sót. Nếu những lỗi sai này không được phát hiện kịp thời, chi phí của bạn có thể ngày một bị đội lên. Bạn có thể trả cao hơn cho một viên chức do lỗi sai của một phép toán, phân loại sai tình trạng thuế của một nhân viên mới, hoặc không vận dụng lương mới cho một viên chức đã nhận được quyết định tăng lương tháng trước.
•   Check lại kỹ càng tất cả các giấy má tính toán và quy trình để bảo đảm mọi thứ được tính toán đúng.
•   Nếu bạn đang vận dụng nhân thể ích mở rộng, tích hợp phần mềm tính lương của bạn với hệ thống chấm công hay phần mềm kế toán, bạn cần đảm bảo các kết nối truyền tải dữ liệu phải hoạt động ổn định.

4.    Ngăn chặn các hình thức “trộm” thời gian
“Trộm” thời kì là khi viên chức cố tình báo cáo sai thời kì làm việc, nghỉ quá giờ, làm việc riêng trong giờ làm việc, hay nhờ đồng nghiệp quẹt thẻ chấm công hộ khi đến muộn, về sớm hay kể cả nghỉ làm!
•   Thay vì hệ thống chấm công bằng thẻ, để đề phòng ăn gian, bạn có thể sử dụng thiết bị chấm công theo các dấu hiệu sinh trắc học, ví dụ như scan dấu vân tay.

5.   Luôn cập nhật các quy chế tiền lương mới nhất
Là một nhà   quản lý nhân sự   , việc nắm bắt các quy định mới về thang bảng lương của luật pháp là điều đặc biệt quan yếu. Nếu bạn có sử dụng các phần mềm hỗ trợ tính lương cho tổ chức, bạn cần đảm bảo cập nhật phiên bản mới nhất hiện hành để luôn tuân thủ đúng quy định.
•   Cần đặc biệt chuyên chú tới những thay đổi trong quy định về: thuế thu nhập, hỗ trợ sinh con, cách tính toán lợi ích phụ thêm và thuế cho các khoản này.

Các lỗi thường gặp về vấn đề sai sót hoặc ăn lận thường đến từ các hệ thống tính lương theo phương thức thủ công. Việc chuyển đổi hệ thống tính lương của đơn vị sang hệ thống sử dụng phần mềm chuyên biệt, hoặc một bên thứ 3 quản trị có thể giúp hệ thống trả lương của bạn đi vào quy củ hơn. Và dù bạn có quyết định đi theo hướng này hay không, thì chỉ cần luôn chắc rằng quy chế tính lương của tổ chức bạn thực sự sáng tỏ, được thanh đánh giá định kỳ và luôn cập nhật những quy định mới nhất của pháp luật cần lao.

(Theo: hrmtoday.Com)